Description :
MISSIONS :
Organiser et conduire la mise en œuvre des orientations stratégiques des Moyens Généraux de l’Ecole, piloter les services de la direction des Moyens Généraux ;
Encadrer et coordonner les interventions des services et prestataires des moyens généraux en lien avec les autres services d’appui en cohérence avec le Schéma directeur Développement Durable et Responsabilité sociétale : logistique-manutention, Gestion des salles, Courrier, Nettoyage, Gestion écoresponsable ;
Coordonner la gestion logistique des résidences : état des lieux, nettoyage, mobiliers, laveries… Coordonner l’acquisition du mobilier administratif et scolaire.
ACTIVITES :
ACTIVITÉS PRINCIPALES
* Planifier, encadrer et coordonner les interventions d’une ou plusieurs équipes en matière de logistique et de services généraux : accueil physique et téléphonique, courrier, gardiennage, gestion du parc automobile, conduite automobile, nettoyage des locaux, manutention
* Piloter une enveloppe budgétaire liée à ses activités, élaborer, justifier et exécuter le budget du service
* Définir et conduire des politiques des achats et les procédures d’appel d’offre, gérer et suivre les marchés et contrats relatifs à la gestion matérielle de l’Ecole Assurer l’interface et le suivi technique des prestations avec les entreprises intervenant sur site dans son domaine d’activité
* Contrôler le service fait des prestataires extérieurs (notamment propreté des lieux et installations)
* Gérer administrativement et techniquement le parc automobile : affectation des véhicules, entretien, réparation, budget, assurance
* Gérer des stocks : commandes, facturations, réception, entreposage, catalogage et inventaire
* Coordonner la gestion des déchets : collecte, transport, tri et traitement (papier, carton, métaux, mobilier…)
* Coordonner le bon fonctionnement matériel des résidences et la gestion des états des lieux
* Superviser le service de réservation des salles, la gestion de l’amphithéâtre Mérieux, la coordination et le bon déroulement des manifestations externes et internes
* Décliner la politique immobilière et mobilière par l’ajustement de l’organisation, le choix des outils, la définition des objectifs et le suivi des indicateurs
* Assurer une veille stratégique, identifier et proposer des pistes nouvelles, assurer une veille sur les sources potentielles de financement et les évolutions réglementaires
* Proposer et conduire une politique de communication en interne et à l’externe, s’assurer du relais des informations en interne
* Suivre et analyser les indicateurs et les tableaux de bord, évaluer et présenter le résultat des actions, contrôler les résultats par projets
Profil recherché :
COMPÉTENCES REQUISES :
CONNAISSANCES SUR L’ENVIRONNEMENT PROFESSIONNEL
* Techniques de management
* Marchés publics (connaissance générale), droit public, droit des contrats
* Méthodologie de la logistique (connaissance)
* Réglementation en matière d’hygiène et de sécurité (connaissance)
* Connaissances budgétaires générales
* Méthodologie de conduite de projet (connaissance approfondie)
* Pilotage des organisations (connaissance approfondie)
* Techniques de négociation (connaissance approfondie)
* Cadre légal et déontologique
* Techniques de conduite du changement
* Langue anglaise : B2 à C1 (cadre européen commun de référence pour les langues)
SAVOIRS-FAIRE OPÉRATIONNELS
* Encadrer / Animer une équipe (application)
* Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité (notion)
* Concevoir et mettre en oeuvre des procédures et méthodes de travail
* Mettre en oeuvre les techniques d’animation de réunion
* Mobiliser et motiver une équipe autour d’un projet commun
* Intégrer les contraintes des services utilisateurs au planning des équipes
* Anticiper et régler les conflits au sein d’une équipe
SAVOIR ÊTRE
* Rigueur/fiabilité
* Sens de l’initiative / autonomie
* Savoir communiquer
* Savoir gérer les situations d’urgence
* Savoir rendre compte
* Capacité de conviction
ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL :
DESCRIPTION DU SERVICE
Sous l’autorité hiérarchique directe de la directrice générale des services adjointe (DGSA) Recherche et simplification, le-la directeur-rice des Moyens Généraux assurer l’encadrement d’une trentaine d’agents répartis en 5 équipes, chacune dotée d’un-e chef-fe d’équipe ou de service : Logistique, Gestion de salles, Courrier, Nettoyage, Gestion éco-responsable avec l’appui d’une responsable administrative et une responsable technique.
RELATIONS FONCTIONNELLES :
– Ensemble des services : Scolarité et Vie étudiante, Recherche, Bibliothèque, Patrimoine, Sécurité, ENS Media, Affaires financières, etc. ;
– Relation forte avec la DGSA, la DRH et la médecine de prévention pour le suivi des agents et de leur carrière ;
– Pilotage des prestataires divers en lien avec la DGS et DGSA